Une journée d’échanges et de partage sur l’archivage des documents liés aux marchés publics, a réuni lundi 27 novembre 2023, l’Autorité de Régulation de la Commande Publique (ARCOP) et les Personnes Responsables des Marchés Publics (PRMP) des institutions d’État à Lomé. Elle est organisée en collaboration avec la Direction Nationale du Contrôle de la Commande Publique (DNCCP).

Cette rencontre a permis aux experts de partager avec les participants, leur expérience en matière de conservation des documents relatifs aux marchés publics. Les bonnes pratiques d’archivage mises en œuvre, pour conserver la documentation issue de la gestion des marchés publics ont également été présentées lors des différents travaux.

Importance de l’archivage des documents

L’archivage des documents est une obligation légale qui ne doit pas être prise à la légère, car elle a un impact significatif sur la conformité aux réglementations et les droits juridiques d’une organisation.

« L’archivage permet aux administrations en charge de la passation des marchés publics de disposer de preuves probantes afin de se dédouaner de tout soupçons », a déclaré Aftar Morou Touré, directeur général de l’ARCOP.

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A l’issue des audits des marchés publics réalisés dans les années 2021 et 2022, il est déduit que la question de l’archivage des documents constitue une problématique importante.

« C’est la raison pour laquelle nous avons voulu inviter l’ensemble des personnes responsables des marchés publics des différentes autorités contractantes pour leur rappeler cette obligation, qui est une obligation réglementaire, notamment dans les articles 103 et 104 du code des marchés publics qui fait obligation aux autorités contractantes de conserver pour une durée définie, tous les documents qu’ils ont utilisés lors de la passation des marchés publics. Et donc, il était très important pour nous de les rappeler cette obligation », a ajouté Aftar Morou Touré.

Pour rappel, L’ARCOP a pour mission la régulation des marchés publics et des délégations de service public. Cette mission de régulation comprend : la définition des politiques, la formation et l’information des acteurs, le maintien du système d’information, l’audit et l’évaluation du système.

Alida AKAKPO